El otro día, charlando con amigos, salió el siempre polémico tema de los eventos. Por supuesto, no nos poníamos de acuerdo.
-¿Tal evento te pareció grosso? ¡Para mí fue una cagada!
-A mí me pareció grosso tal otro, pero éramos 15 gatos locos…
-Tal evento fue re-grosso a nivel gente, pero estaba pésimamente organizado…
Como suele suceder en estos casos, alguien más juicioso que yo interrumpió la discusión un segundo y dijo: «Pará… ¿vos qué entendés por «evento grosso»?»… porque era obvio que estábamos hablando de cosas distintas.
Ahí pensé un minuto (o menos) y me tiré a la pileta con esta definición:
Un evento grosso es aquel del cual se van satisfechos los expositores, los artistas invitados y el público.
Fíjense que no menciono para nada a los organizadores. Aunque el organizador pierda fortunas y sufra más que un hincha de Racing afiliado a la UCR con herpes en la pija y tres hijos gays, si los expositores, los artistas y el público se van contentos, el evento es grosso igual.
Y fíjense también que no meciono cuánto público hace falta para que un evento aspire al rango de grosso. Se sobreentiende que, si el expositor se fue contento, es porque facturó bien. Y si facturó bien es porque hubo gente que fue y consumió. ¿Decenas de miles? ¿Apenas unos cientos? ¿26 personas contando a los otros expositores? No importa.
Sabemos a qué resultado aspirar. El tema ahora es cómo lograrlo.
¿Cómo se hace para que los expositores que ponen sus stands en un evento se vayan contentos? Fácil:
1) El predio tiene que ser idóneo, cómodo para circular y bien iluminado.
2) Tiene que venir gente con plata para gastar. O sea, hay que difundir razonablemente el evento, hay que tratar de no hacerlo la última semana del mes (cuando nadie tiene un mango) y en caso de cobrar entrada, esta tiene que ser MUY barata, para que la guita que trae el público quede en los stands y no en la boletería.
3) Las actividades culturales, o de entretenimiento, deben dejar un respiro para que el público tenga tiempo de recorrer los stands.
Con eso, ya está. Si todo esto se cumple, es muy difícil que quien compró un espacio en el evento se vaya a las puteadas y con nuevos agujeros en sus finanzas.
Veamos ahora el siguiente requisito. ¿Cómo se hace para que los artistas que asisten como invitados a un evento se vayan contentos?
1) Hay que recibirlos en la puerta. Ya sea para que la gente de boletería no les cobre la entrada, o si la entrada es gratis, simplemente por cortesía y ubicación.
2) Hay que proveerles un espacio cómodo donde puedan estar tranquilos, sin hacer nada ni atender a nadie, hasta el horario en que tengan programadas sus actividades.
3) Las actividades se tienen que realizar en los horarios pautados y en ámbitos idóneos, donde si hay que hablar en público funcionen los micrófonos, no se oiga lo que sucede en las salas contiguas, no haya el triple de gente del que efectivamente entra en la sala, y haya una temperatura agradable (entre 14 y 24 grados). Si se trata de un taller, no pueden faltar los implementos básicos para la realización del mismo, que seguramente el artista podrá especificar varios días antes de realizarse el evento.
4) Si vienen de otros países o ciudades, hay que recibirlos en aeropuertos o terminales y llevarlos (no en colectivo ni subte) a un hotel de decente para arriba. También suma llevarlos a conocer algún lugar de la ciudad que les resulte interesante y a morfar a algún lugar copado, sin dejar que paguen ellos.
5) Si son de otros países, y especialmente si no hablan castellano, hay que tratar de no dejarlos solos, sino que siempre tengan cerca a una persona bilingüe y de confianza que pueda resolverles cualquier problema, o ayudarlos en lo que haga falta, desde explicarles a los fans que no va a firmar más autógrafos hasta sacar guita de un cajero con la American Express de platino del invitado en cuestión.
Si esto se cumple, seguramente los artistas (e incluso los doblajistas mexicanos) se irán felices y querrán volver más adelante, o recomendarle que asistan a otros artistas amigos.
Y finalmente, el último requisito. ¿Cómo se hace para que el público que asiste a un evento se vaya contento?
Esto ya es más complicado… incluso alguno dirá «Es que hay distintos públicos». Pero vamos a intentar con estos puntos:
1) El predio tiene que ser idóneo, cómodo para circular y bien iluminado.
2) Tiene que haber gente. A la gente le molesta llegar a un evento y que no esté ni el loro.
3) Tiene que haber autores, en lo posible los mismos que se anunciaron previamente, y si el evento dura más de un día tiene que existir la posibilidad de entrar en contacto con ellos en diferentes jornadas.
4) Tiene que haber material para comprar, en lo posible a precios más bajos que en las comiquerías y librerias. Este punto cobra especial relevancia si la entrada no es gratuita.
5) Tiene que haber una programación cultural o de entetenimiento que se pueda consultar fácilmente en internet durante los días previos al evento, y una vez dentro del predio en catálogos, folletos, carteleras, etc., que además indiquen claramente la ubicación de las distintas salas, baños, etc.
6) Esta programación, además, debe ofrecerse en los horarios pautados y en ámbitos idóneos, donde si hay charlas funcionen los micrófonos, si hay proyecciones funcionen los proyectores, no se oiga lo que sucede en las salas contiguas, no haya el triple de gente del que efectivamente entra en la sala, y haya una temperatura agradable (entre 14 y 24 grados).
7) También suma dedicar un espacio (cómodo y bien iluminado) a exhibir una muestra, ya sea de originales, de publicaciones, o de objetos, en lo posible con textos y didascálicas que brinden información acerca de lo que se está exponiendo.
8) Debe respetarse especialmente el horario de apertura del evento, no tanto el de cierre, que puede ajustarse en 15 ó 20 minutos según la afluencia de público a última hora. Más allá del horario de apertura y cierre, los stands deben estar íntegramente armados antes de que ingrese el público y permanecer armados hasta que este se haya terminado de retirar.
9) En caso de cobrar entrada es importante darle la posibilidad al público de comprarla durante los días previos al evento. Para quienes opten por comprarla en el momento de ingresar al predio, el trámite de pasar por boletería tiene que ser ágil y sencillo.
Si se llegara a cumplir con todo esto, lo más probable es que los asistentes se vayan contentos, al grito de «Buenísimo, loco, a ver cuándo hacen otra!».
Y de nuevo, fíjense en lo que estos puntos NO dicen:
Nadie dice que haya que poner afiches en la vía pública, ni publicidad en tele, diarios o radios.
Nadie dice que haya que imprimir lujosos catálogos.
Nadie dice que haya que traer artistas extranjeros. Ni siquiera si los autores tienen que ser consagrados, under, o cuasi-olvidados.
Nadie dice siquiera que hay que cobrar entrada, ni que hay que hacer un evento por año, ni cuántos días debe durar el evento, ni a qué tipo de empresas hay que ofrecerle stands. Incluso se contemplan dos perfiles diferentes (cultural o de entretenimiento) y la chance -remota, por cierto- de que se los logre combinar.
O sea que tanto estos puntos como la definición están lo más abiertos posible, como para que dentro de eso se puedan encuadrar eventos con enfoques, alcances y ambiciones muy disímiles.
¿Es muy fumado pretender que un evento reúna todos estos requisitos? Posta, ¿es mucho pedir? ¿Alguien está en condiciones de afirmar que cumplir con estos puntos cuesta una guita que no se puede recuperar JAMAS, ni vendiendo entradas, stands, merchandising del evento, panchos y bebidas, ni consiguiendo sponsors, ni obteniendo un subsidio de alguna entidad estatal?
Yo soy de los que creen que esto es posible, porque lo viví en varios (no demasiados) eventos en distintas ciudades del país, y por supuesto en eventos de otros… siete países a los que tuve la suerte de asistir. Pero da la sensación de que las experiencias previas nunca suman, nunca terminan de funcionar como vacuna para no contagiarse de los errores que se cometieron en el pasado y que hacen que el presente se vea (por lo menos en materia de eventos) tan vacuo y tan mediocre.
A priori, pareciera que 2009 va a ser un año interesante en materia de eventos, y en una de esas aparece un evento a la altura de lo que los fans argentinos se merecen. Yo no pierdo las esperanzas. ¿Y vos?
